19 godzin temu
Sposób archiwizacji dokumentów firmowych nie jest dowolny – każdy przedsiębiorca musi przestrzegać obowiązujących przepisów. Te natomiast są złożone i dostosowane do rodzaju akt przetwarzanych w firmie. Co warto wiedzieć o prawidłowym przechowywaniu dokumentacji?
Jak przechowywać dokumenty papierowe?
Przechowywanie dokumentów papierowych musi się odbywać w miejscu:
- suchym,
- zabezpieczonym przed zalaniem czy pożarem,
- niedostępnych dla osób postronnych,
- umożliwiającym odpowiednie zabezpieczenie dokumentów.
Są to podstawowe wymogi prawne w kontekście tego, jak powinno wyglądać archiwum. Wielkościowo musi być ono dostosowane do ilości i rodzaju przechowywanych dokumentów. Przykładowo, jeżeli jesteśmy w posiadaniu dokumentacji tajnej, musimy przechowywać ją w specjalnej szafie. Pomieszczenie archiwalne powinno być na tyle duże, aby ją pomieścić. Więcej o tym, jak wygląda przechowywanie akt, dowiesz się dzięki informacjom zawartym na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/czeladz/. Pamiętajmy też o specyficznym sposobie opisywania teczek, który pozwala odnaleźć niezbędne papiery w momencie, gdy są potrzebne.
Jak archiwizować dokumenty elektroniczne?
Ustawodawca dopuszcza przechowywanie dokumentów nie tylko w wersji papierowej, ale również elektronicznej. W tym przypadku rolę archiwum odgrywa dysk twardy, który – podobnie jak pomieszczenie – musi być odpowiednio zabezpieczony. W procedurach ochronnych kluczową rolę odgrywają dwie kwestie, a mianowicie nadawanie uprawnień i tworzenie haseł. Mówimy wtedy o procedurze dwustopniowej – pracownik, chcąc uzyskać dostęp, najpierw musi zostać zidentyfikowany, a następnie musi jeszcze podać hasło dostępu. Więcej o przechowywaniu dokumentów w różnych formach dowiesz się na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/czeladz/. Oferta firmy zewnętrznej Rhenus Office Systems Poland skierowana jest do przedsiębiorców z Czeladzi.
Archiwizacja dokumentów – czego nie robić?
Wiesz już, na czym polega archiwizacja dokumentów firmy. Chcąc uzyskać więcej informacji, odwiedź https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/czeladz/. Niestety, przedsiębiorcy i pracownicy wciąż popełniają podstawowe błędy, do których zaliczamy:
- pozostawianie dokumentów luzem, bez zabezpieczenia,
- przechowywanie dokumentów w miejscach, w których są narażone na działanie czynników zewnętrznych,
- niestosowanie zabezpieczeń dla dokumentów elektronicznych.
Chcąc uniknąć problemów, warto skorzystać z pomocy specjalistów, którzy podpowiedzą, jak poprawnie przechowywać dokumenty firmowe.
Artykuł sponsorowany
